Aumentar la productividad I: Gestionar tareas con Remember the Milk

Este es el primero de una lista de artículos que dedicaré a uno de los temas a los que más “brain time” (tiempo de cerebro) dedico: el aumento de la productividad. La razón por la cual le dedico tanto tiempo es por supuesto porque es un tema de vital importancia para mí. Y digo vital porque si no consigo hacer todo lo que propongo me siento incómodo y hasta incluso un poco agobiado. Para evitarlo, necesito ser consciente de todas las tareas que tengo que hacer, gestionar las prioridades y la planificación y ser capaz de trazar todo lo que he conseguido para poder medir mi eficacia. Esto me llevó a investigar el método GTD (“Getting Things Done”) y ponerlo en práctica de una manera cómoda y sencilla adaptada a mis necesidades. Tras probar varias herramientas fui capaz de definir los criterios que debía cumplir el producto ideal:

• Herramienta online, para poder acceder desde cualquier equipo o dispositivo.
• Capacidad de configurar varias listas.
• Integración con Gmail porque es la herramienta que más utilizo y que más me ayuda a completar mis tareas.
• Asignación de fechas límite y prioridades.
• Gratis para funcionalidades básicas.

Al final conseguí encontrar la herramienta que necesitaba: Remember the Milk.

Remember the Milk es una herramienta online que te permite gestionar las tareas a realizar (“TODOs”) y para la cual está disponible un add-on Firefox para su integración en Gmail. También existe un Gadget para Gmail pero su funcionalidad es mucho más reducida.

Yo utilizo tres listas: “Personal”, “Trabajo” y “En espera”. Gestiono las tareas personales en dos listas diferentes y “En espera” para tareas que requieren que otra persona realice una acción para que yo pueda completarlas. Una vez la acción requerida es realizada, muevo la tarea de la lista “en espera” a la lista “Personal” o “Trabajo”, según corresponda. A cada tarea, además de la descripción se le puede asociar una fecha límite y una prioridad para poder así ordenar las tareas. Todas las gestiones se pueden hacer directamente desde gmail, lo cual en mi caso me permite ahorrar muchísimo tiempo.

El objetivo para cada día es poder acabar todas las tareas que tienen como fecha límite ese día. Al poder asignar una fecha límite a una tarea, puedes planificar la semana mejor y verificar la planificación para las semanas venideras y hacer los ajustes que se requieran.

Otra función que a mi me ayuda mucho es la creación de listas inteligentes o “smart lists” que no son más que el resultado a una búsqueda dentro de todas las tareas. En mi caso las utilizo para comprobar todo el trabajo hecho durante la última semana o el último mes. Si utilizáis la herramienta para realizar un seguimiento de todas las tareas que realizáis, podréis obtener la lista de tareas completadas durante un periodo de tiempo. Esto es útil para medir la eficacia pero sobretodo para poder valorar el trabajo realizado. Esto es muy importante ya que algunas personas, como yo, pasamos de una tarea a otra sin valorar lo conseguido y a veces podemos sentir frustración al tener la impresión de no hacer lo suficiente. Ver todo lo conseguido durante la semana me permite poder juzgar de manera precisa si ha sido una semana productiva o no. La necesidad de ser productivo es una característica básica de las personas con la cualidad de “Achiever” tal y como la define el libro StrengthsFinder 2.0 de Tom Rath, y del que ya hablaré en otro post.

A continuación os dejo un par de capturas de pantalla para que veáis lo bien que se integra Remember The Milk en el interfaz de Gmail: